O autorze
Executive Director w firmie Smart MBC. Odpowiadam za współtworzenie i realizację strategii firmy. Zarządzam zespołem Managerów i Team Leaderów oraz kontroluję efektywność zadań i wspieram realizację założonych celów. Nadzoruje wykorzystywanie narzędzi w firmie i tworzenie planów finansowych. Zajmuję się wdrażaniem do firmy nowych technologii. Dbam o pozytywny wizerunek firmy i relacje z jej klientami oraz partnerami biznesowymi.

Zapraszam do kontaktu: sandra.kluza@smartmbc.eu
LinkedIn

Jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Dobrze zaplanowane i przeprowadzone szkolenie biznesowe to gwarancja stworzenia w oczach klientów i kontrahentów dobrego wizerunku firmy. Dlatego też jego organizacji nie należy zostawiać na ostatnią chwilę. Warto odpowiednio się przygotować i zacząć myśleć o jego przebiegu nawet kilka tygodni wcześniej.

Spotkanie z klientami lub partnerami biznesowymi to świetna okazja do tego, by porozmawiać na tematy ważne z perspektywy firmy oraz wszystkie odnoszące się do jej funkcjonowania i dalszego rozwoju. Profesjonalnie przygotowane spotkanie wpływa nie tylko na poprawę lub utrwalenie dobrego wizerunku wśród osób, na których opinii bardzo nam zależy. To także szansa na podjęcie decyzji o współpracy czy nawiązanie nowych, wartościowych kontaktów oraz wymianę wiedzy i doświadczeń między jego uczestnikami.



Niestety, nie wszystkie biznesowe spotkania kończą się sukcesem. Na jego niepowodzenie może wpłynąć wiele czynników, takich jak np. brak merytorycznego przygotowania osób wykładających, nieumiejętność nawiązania kontaktu z osobami obecnymi na spotkaniu czy przytłaczająca ilość problemów technicznych. Na szczęście, wszystkie te czynniki można wyeliminować, jeśli tylko do organizacji spotkania podejdzie się w sposób profesjonalny oraz z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Co należy wziąć pod uwagę podczas planowania spotkania biznesowego?

Po pierwsze – lokalizację. Podczas wyboru miejsca spotkania sprawdzane są takie aspekty, jak wielkość sali, jej nagłośnienie czy funkcjonalność. Nie należy jednak zapominać o tym, że kluczową rolę odgrywa w tym przypadku lokalizacja. Jej wybór powinien być przede wszystkim dogodny dla gości spotkania. Jeśli dojeżdżają z innych miast może warto zaproponować lokal blisko dworca kolejowego lub w centrum, gdzie łatwo dotrzeć komunikacją miejską czy taksówką. Jeśli wiemy, że nasi goście będą poruszać się samochodami można wybrać takie miejsce, które zapewnia parking, a jego lokalizacja pozwoli uniknąć długie stanie w korkach.

Po drugie – zaproszenia i goście. Organizując spotkanie biznesowe należy pamiętać o tym, że nasi goście najprawdopodobniej mają bardzo napięty kalendarz – dlatego zaproszenia powinno się wysyłać nawet z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. W ich treści koniecznie trzeba wpisać, kto jest organizatorem, z jakiej okazji odbywa się spotkanie, podać termin i miejsce, a także tzw. agendę, czyli plan spotkania. Warto zawrzeć także prośbę o potwierdzenie przybycia, a na kilka dni przed planowanym wydarzeniem zadzwonić do zaproszonych osób i potwierdzić ich obecność.

Po trzecie – kwestie techniczne. Nie ma nic bardziej nieprofesjonalnego od sytuacji, w której podłączając prezentację, na ogólnie dostępnym ekranie pokazujemy jednocześnie całą zawartość naszego pendrive lub pulpitu komputera. To samo dotyczy sytuacji, w której prezentacja nie włącza się lub nie działa dźwięk. Takie sytuacje pokazują, że nikt nie zatroszczył się wcześniej o to, by sprawdzić sprzęt. Dodatkowo zmusza to uczestników spotkania do czekania, a organizatorów stawia w niekorzystnym świetle. Dlatego wcześniejsze zweryfikowanie wszystkich technicznych aspektów spotkania, takich jak oświetlenie, nagłośnienie czy stan rzutnika jest absolutnie konieczne.

Trzy wymienione powyżej aspekty niewątpliwie są ważne przy organizacji spotkania biznesowego. Oczywiście nie należy także zapominać o tym, że każdy jego uczestnik powinien dostać wcześniej materiały tak, by mógł się przygotować do dyskusji. Sprawą oczywistą wydaje się również merytoryczne przygotowanie ze strony organizatora oraz wyznaczenie kompetentnej i komunikatywnej osoby do poprowadzenia spotkania.
Trwa ładowanie komentarzy...