Planowanie na piątkę - czyli wybór 5 technik pomagających organizować czas

Czasami każdego z nas ogarnia poczucie przytłoczenia zakresem obowiązków w pracy. Czas na wykonanie powierzonych zadań kurczy się i ucieka bardzo szybko. Z każdym dniem przybywają kolejne, a lista rzeczy do zrobienia powiększa się o następne pozycje.

Pracując zdalnie lub jako freelancer czasami trudno oddzielić życie zawodowe od prywatnego. Ze wszystkim jednak można sobie poradzić – także z organizacją czasu. Wystarczy tylko dobrze rozplanować te kilka godzin, które poświęcamy na pracę.


1. Technika Pomodoro
To bardzo prosta technika. Nie bez powodu kojarzy się z pomidorem i Włochami. Jej twórcą był Francesco Cirillo, a nazwa wiąże się z kuchennym czasomierzem przybierającym kształt pomidora. O co w niej chodzi?

Wystarczy nastawić czasomierz na 25 minut i pracować najbardziej intensywnie, jak się tylko da. Po tym czasie przysługuje 5 minut przerwy (lub 10) – również wskazane jest ustawienie czasomierza. Podczas wolnej chwili warto oderwać myśli – zrobić kawę, wyjrzeć przez okno lub sprawdzić pocztę i odpisać na smsa. Jeśli zadanie zajmuje więcej niż godzinę (nie licząc przerw), czyli tzw. 4 pomodoro – powinno się zrobić dłuższą przerwę. Być może zwiększy to czas wykonywania zadania, ale ożywi wówczas kreatywność. Dłuższa przerwa pozwoli spojrzeć z pewnego dystansu na wykonaną wcześniej pracę. Przykładowa strona z czasomierzem: http://tomato-timer.com

2. Kalendarze w chmurze
Aktualnie jest na rynku wiele rozwiązań technologicznych, które mają zdecydowaną przewagę nad papierowymi kalendarzami. Dlaczego? Łatwo je zintegrować na różnych urządzeniach - wystarczy dostęp do Internetu, który dzisiaj jest dość powszechny. Ważne spotkanie lub zadanie do wykonania? Nowinki organizacyjne pomogą o nim nie zapomnieć! Wpisane do kalendarza w chmurze raz, zostaną przypomniane mailowo czy też pojawią się na pulpicie ekranu smartfona lub komputera.

Ciekawą opcją jest także korzystanie z https://calendly.com/ . Za pomocą tej aplikacji zaplanujemy czas, jaki możemy poświęcić drugiej osobie. Tworzymy swój kalendarz, oznaczamy wolne dni i godziny i następnie udostępniamy go innym. Zainteresowane naszym czasem osoby będą mogły zarezerwować dogodny termin spotkania.

3. Scrum
Technikę można stosować w świecie rzeczywistym przy zastosowaniu tablicy i samoprzylepnych karteczek/zmazywalnych pisaków lub w Internecie, używając np. Trello, które działa analogicznie. Sprawdza się zwłaszcza przy planowaniu pracy całego zespołu. Chociaż z taką samą skutecznością z tej metody mogą korzystać także osoby pracujące samodzielnie.

Zadania wypisuje się na karteczkach, a następnie przypina do odpowiednich kolumn na tablicy. Jeśli wybierze się metodę z tablicą i pisakami ścieralnymi zadania wpisuje się od razu w rubryki, które są kolejnymi etapami działania (np. „pomysły”, „w trakcie pracy”, „korekta”, „wykonane”). Wraz z postępami należy przenosić zadania do kolejnych kolumn, aż do momentu wykonania zadania.

Metodę tę można udoskonalić, zwłaszcza jeśli korzysta się z wersji z kolorowymi karteczkami lub aplikacji komputerowej – używając ich, można dzielić zadania na kategorie typu „pilne”, „ważne” itd., a w Trello jest też opcja dodawania deadline’u.

4. Planery
Na rynku jest naprawdę wiele różniących się od siebie planerów. Warto przed zakupem poczytać ich recenzję w Internecie, jeśli jest możliwość - obejrzeć wewnątrz, by wybrać ten najbardziej dopasowany do naszych potrzeb. Łączą w sobie wiele metod, w tym m.in. klasyczną listę rzeczy do zrobienia, cele, kalendarz z podziałem na miesiące, tygodnie i dni. Zazwyczaj posiadają strony motywacyjne, indeksy i dużo miejsca na notatki. Są skuteczniejsze od klasycznych kalendarzy, ponieważ łatwiej je spersonalizować.

5. Cold Turkey
Jeśli głównym wrogiem czasu są tzw. “przerywniki”, wtedy najlepiej zainstalować program, który blokuje na określany czas pewne strony, jak na przykład Cold Turkey. Z jego pomocą uniemożliwiony jest dostęp do konkretnych stron, które przeszkadzają w pracy – jak na przykład Facebook, Twitter czy ulubione blogi. Co najważniejsze, nadal można korzystać z tej części Internetu, która jest potrzebna w wykonaniu zadania. To użytkownik określa, do jakich stron nie chce mieć dostępu. Nie można anulować blokady przed wyznaczonym czasem – minimum 30 minut. Jeśli to za długo - nic straconego. Są też inne aplikacje, które łatwiej oszukać i można je wyłączyć w dowolnym momencie, jak na przykład wtyczki do przeglądarek.
Cold Turkey: https://getcoldturkey.com/


Wybierając metodę i narzędzia planowania czasu warto przetestować kilka i wybrać tą, która sprawdzi się najlepiej. Trudno jednoznacznie określić, jaka technika okaże się najskuteczniejsza. Niektórzy wątpią w sens takich działań i wierzą w swoją determinację, która niestety niekiedy zawodzi. Poza tym dobra organizacja czasu to klucz do redukcji stresu związanego z goniącym deadlinem.


A poza tym – mówi się, że czas to pieniądz, dlatego szanuj każdą minutę! ;)
Trwa ładowanie komentarzy...